Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie unsere Website besuchen und unsere SaaS-Anwendung VoltMaster nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

3. Datenerfassung auf unserer Website

3.1 Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Abschnitt „Verantwortlicher" in dieser Datenschutzerklärung entnehmen.

3.2 Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z.B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontaktformular eingeben oder bei der Registrierung für unsere SaaS-Anwendung angeben.

Andere Daten werden automatisch oder nach Ihrer Einwilligung beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z.B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs).

3.3 Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden.

4. Hosting und Content Delivery Networks (CDN)

4.1 DigitalOcean

Wir hosten unsere Website und SaaS-Anwendung bei DigitalOcean LLC. Der Anbieter ist DigitalOcean LLC, 101 Avenue of the Americas, 10th Floor, New York, NY 10013, USA.

Wenn Sie unsere Website besuchen, werden Ihre personenbezogenen Daten auf den Servern von DigitalOcean verarbeitet. Hierbei können auch personenbezogene Daten an die USA übermittelt werden. DigitalOcean ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

5. VoltMaster SaaS-Anwendung

5.1 Registrierung und Nutzerkonto

Zur Nutzung unserer SaaS-Anwendung VoltMaster ist eine Registrierung erforderlich. Dabei erheben wir folgende Daten:

• Name und E-Mail-Adresse
• Unternehmensdaten (falls Geschäftskunde)
• Passwort (verschlüsselt gespeichert)
• IP-Adresse und Zeitstempel der Registrierung

5.2 Funktionsdaten

Bei der Nutzung von VoltMaster verarbeiten wir folgende Kategorien von Daten:

• Kundendaten: Stammdaten Ihrer Kunden und Geschäftspartner
• Solaranlagen-Daten: Technische Daten und Leistungswerte
• Abrechnungsdaten: Rechnungen, Gutschriften und Zahlungsinformationen
• Dokumentendaten: Hochgeladene Dateien und Dokumente
• Beteiligungsdaten: Informationen zu Anlagenbeteiligungen

6. Gmail API Integration

6.1 Zweck der Gmail-Integration

VoltMaster bietet eine optionale Integration mit Gmail über die Gmail API. Diese Funktion ermöglicht es:

• E-Mails aus Ihrem Gmail-Konto zu lesen und zu verwalten
• Automatische Verarbeitung von Rechnungen und Dokumenten
• Synchronisation von E-Mail-Anhängen mit der Dokumentenverwaltung

6.2 Umfang der Gmail-Datenverarbeitung

Bei aktivierter Gmail-Integration verarbeiten wir folgende Daten:

• E-Mail-Inhalte (Betreff, Absender, Empfänger, Nachrichtentext)
• E-Mail-Anhänge
• E-Mail-Metadaten (Datum, Labels, Status)
• Gmail-Kontoinformationen (E-Mail-Adresse)

6.3 Rechtsgrundlage Gmail-Integration

Die Verarbeitung Ihrer Gmail-Daten erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Diese Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.

7. Lexware Office API Integration

7.1 Zweck der Lexware-Integration

VoltMaster bietet eine Integration mit Lexware Office über die Lexware API. Diese ermöglicht:

• Automatischen Export von Kunden- und Lieferantenstammdaten
• Übertragung von Rechnungen und Belegen
• Synchronisation der Buchhaltungsdaten

7.2 Umfang der Lexware-Datenverarbeitung

Bei aktivierter Lexware-Integration werden folgende Daten übertragen:

• Kunden- und Lieferantenstammdaten
• Rechnungsdaten und Belegpositionen
• Kontierungsinformationen
• Zahlungsinformationen

7.3 Rechtsgrundlage Lexware-Integration

Die Datenübertragung an Lexware erfolgt zur Erfüllung des Vertrags mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

8. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte:

• Auskunftsrecht: Sie können Auskunft über Ihre gespeicherten Daten verlangen
• Berichtigungsrecht: Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen
• Löschungsrecht: Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen
• Einschränkungsrecht: Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen
• Datenübertragbarkeit: Sie können Ihre Daten in einem strukturierten Format erhalten
• Widerspruchsrecht: Sie können der Verarbeitung widersprechen
• Widerruf der Einwilligung: Sie können erteilte Einwilligungen jederzeit widerrufen

9. Datensicherheit

Wir verwenden geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen.

• SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
• Verschlüsselte Datenspeicherung
• Regelmäßige Sicherheits-Updates
• Zugriffskontrolle und Benutzerauthentifizierung
• Regelmäßige Backups

10. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die Erfüllung der Zwecke erforderlich ist, für die sie erhoben wurden, oder solange gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

• Nutzerdaten: Bis zur Löschung des Nutzerkontos
• Abrechnungsdaten: 10 Jahre (steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht)
• Protokolldaten: 30 Tage
• Gmail-Daten: Bis zum Widerruf der Einwilligung

11. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen.

12. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden:

Stand: 02.08.2025

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